أهمية التراسل الإداري:
يتم التراسل بين الإدارة و الموظفين، وفيما بين الإدارة والمؤسسات، وفق نظام دقيق ينبغي على الموظف أن يطلع عليه ويحترم قواعده، و إلا تعرضت مصالحه وحقوقه للضياع و الإهمال.
القواعد العامة للتراسل الإداري:
1- احترام السلم أو التسلسل الإداري:
ينبغي أن توجه المراسلات دوماً إلى السلطة المكلفة أو المختصة، مع شرط مرورها عبر الإدارات و المؤسسات الوسيطة، فالأستاذ أو المدير أو أي موظف بمؤسسة تعليمية، إذا أراد أن يبعث رسالة إلى إدارة مركزية أو أكاديمية، عليه أن يراسل المصلحة أو القسم المعني بعد ذكر السيد الوزير والإدارات الوسيطة بالتنازل، بينما يذكر بالتصاعد الجهات التي ستمر عبرها الرسالة، و حتى يتم التأكد من صحة التسلسل الإداري في المراسلة، يستحسن الاعتماد على هيكل الوزارة المعمول به.
و من جهة أخرى، يمنع على أي مؤسسة أو أي شخص اعتباري، أن يراسل سفارة بشكل مباشر (المذكرة الوزارية 104 في 20/04/1982)، إذ لابد من مرور الرسالة عبر السلم الإداري. بل لقد أصبح التراسل بين مدرستين أو ثانويتين مثلاً، يخضع لمروره عبر نيابة التعليم، تجنباً للخلط، و تحرياً للدقة و الضبط.
2- الاســم المعنوي:
توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته الإدارية، دون اللجوء إلى اسمه الشخصي، لأن الرسالة ذات طابع إداري تبعث من المعني بالأمر باعتباره شخصاً معنوياً إلى الجهة المخصصة ذاتها، بغض النظر عن أسماء الموظفين العاملين بها.3- شخصية الرسالة:
تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي، فردي لا جماعي، و لو كان الموضوع يهم أكثر من شخص، بحيث يكتب كل شخص رسالة بمفرده.4- وضوح الخط:
قد تتعرض الرسالة للضياع و الإهمال بسبب رداءة الخط أو عدم وضوحه، بحيث تتعذر قراءة أو فهم مضمون الرسالة. لذا لابد من إجادة الخط في المراسلات، و قد يلجأ من أجل ذلك إلى الكتابة بالآلة تحرياً للوضوح و الجلاء.5- نوعية الأوراق:
تكتب الرسالة في أوراق بيضاء أو وزارية من حجم (21 × 29 سم).6- النسـخ:
تكتب المراسلة في أربع نسخ، توزع كالتالي:- يحتفظ المعني بالأمر بنسخة تحمل رقم الإرسال و تاريخه.
- يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة.
- يوجه الأصل مع نسخة إلى الأكاديمية أو إلى الوزارة، بحيث قد تحتفظ النيابة بتلك النسخة.
7- الحمدلة والبسملة:
انسجاماً مع المبادئ الإسلامية في التعامل و الكتابة، ومع الأحاديث النبوية الشريفة، فإن البدء بـ " بسم الله الرحمن الرحيم" أو "الحمد لله و حده" من الأخلاق الإسلامية، فكل عمل لا يبدأ ببسم الله فهو أبتر.و يستحسن الاحتفاظ بهذه الميزة في جميع المراسلات، و أن تتوسط أعلى الورقة الأولى للرسالة.
8- الــرأس:
مهما كانت الجهة المرسلة، إدارية أو شخصية، فإنه يتعين إثبات الرأس في أعلى الرسالة على اليمين، و هو يكون في إحدى الصورتين:- إذا كانت الجهة المرسلة إدارة، فإن الرأس لابد أن يشتمل تنازلياً على أسماء جميع الإدارات التسلسلية. مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة: المملكة المغربية. كما يلي:
المملكة المغربية
وزارة التربية الوطنية ....
الأكاديمية الجهوية للتربية و التكوين
لجهة .......................
نيابة ........................
الثانوية التأهيلية .....................
- إذا كانت الجهة المرسلة موظفاً أو موظفةً، فإن الرأس يشتمل إذاك على الاسم الشخصي و العائلي، و رقم التأجير، والإطار، والتخصص إن اقتضت الحال، و مقر العمل، ثم البلدة.
والرأس يعطي صورة واضحة عن الجهة التي راسلت، حتى يمكن إرجاع الجواب إليها - إذا كان مطلوباً - دون إشكال.
9- المكان و التاريخ الهجري و الميلادي:
يكتب مكان و تاريخ الإرسال في أعلى الصفحة الأولى على اليسار، و لهذه المعلومات أهمية واضحة، باعتبار الرسالة مرتبطة بتاريخ أو أجل، كما أن مكان الإرسال يعطي صورة عن طبيعة التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ و الأجلو الظروف..
10- المرسل إليه:
تخضع كتابة الجهة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة. فعند مراسلة المصالح المركزية، تبعث الرسالة في اسم السيد الوزير، و يأتي بعده تنازلياً ذكر الإدارة الوسيطة إلى أن تذكر الجهة المختصة.وبما أن الرسالة قبل ذلك ستمر عبر مؤسسة و إدارة إقليمية، فإنه لابد من كتابته على هذا النحو:
إلـــى
- السيد وزير التربية الوطنية ....
- الكتابة العامة
- مديرية .......................
- قسم .......................... - الرباط.
- على يد السيد مدير ........
- تحت إشراف السيد النائب الإقليمي لوزير التربية الوطنية
إلـــى
- السيد وزير التربية الوطنية ....
- الكتابة العامة
- مديرية .......................
- قسم .......................... - الرباط.
- على يد السيد مدير ........
- تحت إشراف السيد النائب الإقليمي لوزير التربية الوطنية
- تطوان.
11- المـوضـوع:
لصياغة الموضوع، ينبغي مراعاة الدقة و التركيز و الوضوح، بحيث تكون العبارة أقصر ما يمكن، وفي الوقت ذاته، تعطي فكرة عن محتوى الرسالة ـــ مثال ذلك: طلب انتقال، طلب تعويضات عائلية، طلب استقالة، طلب تصحيح الخدمات.و هذا ينبغي ألا تشتمل الرسالة إلا على موضوع واحد، و يكتب تحت الرأس على اليمين بعد المرسل إليه.
12- المـرجع:
يقصد به جميع المستندات والوثائق و القرائن التي يستند إليها المرسل كلا أو بعضاً، يدونها تحت عنوان (المرجع) أسفل الموضوع مباشرة. و الإشارة إلى المرجع تعطي لموضوع الرسالة حجية و مصداقية.13- التحيـة:
توجه إلى المرسل إليه تحية بإحدى الصيغتين التاليتين:- سلام تام بوجود مولانا الإمام المؤيد بالله.
- سلام تام بوجود مولانا الإمام نصره الله.
14- صـياغة نص الرسالة:
يكتسي أسلوب الرسالة الإدارية طابعاً خاصاً، إذ ينبغي أن تراعى فيه خصائص عدة منها:- البساطة والوضوح:
بحيث يستحسن تجنب استعمال عبارات شاذة أو مجهولة.
- التركيز:
إن الإطناب في المراسلة الإدارية، يفقدها الدقة و سرعة الأداء، فلا يسوغ أن تكتب رسالة في صفحة أو أكثر حول موضوع عادٍ، يتعلق مثلاً بطلب تعويضات أو تسوية وضعية...، فكلما كانت الرسالة قصيرة و واضحة، سهل على المكلفين استيعابها، و اتخاذ القرار المناسب إزاءها.
- الأسلوب الإداري:
ينبغي أن يكون لبقاً، تستعمل فيه عبارات من الرصيد اللغوي الإداري، مع تجنب العبارات الأدبية والعاطفية والسجع، وضرب الأمثال أو الأمثلة، مهما كان الموضوع، التماساً أو طعناً إدارياً أو شكوى، أو طلباً، أو توضيحاً...
