سجل في منظمة سجل النفوس المدني الفنلندية ((väestötietojärjestelmä) معلومات التعريف الأساسية لكافة الأشخاص الساكنين في فنلندا كالإسم وتاريخ الميلاد والجنسية ومعلومات العلاقات والروابط العائلية وعنوان السكن.
كذلك تسجل المديرية مكان وبلدية إقامة المهاجرين المقيمين في فنلندا بصفة دائمة حيث يحصل هؤلاء على رقم التعريف الشخصي الفنلندي (henkilötunnus) (وهو عملياً رقم الضمان الإجتماعي الذي يسمى في البلاد العربية بالرقم الوطني أو القومي)، ويتم ذلك فقط لمن لديهم تصريح إقامة لما لا يقل عن سنة.
لا يحتاج مواطنو دول الشمال أي فنلندا والسويد والنروج والدنمارك وايسلندا إلى تصريح إقامة.
وعلى وجه العموم لا يحتاج مواطنو دول الشمال لتسجيل إقامتهم في فنلندا لدى سلطات مصلحة الشرطة إذا كانت مدة إقامتهم في فنلندا أقل من ثلاثة أشهر. أما إذا كانوا يرغبون بالإقامة لمدة أطول، فيمكنهم طلب تسجيل الإقامة لدى مركز الشرطة في منطقة سكنهم.
ويتوجب بموجب القانون على كل أجنبي إعطاء سلطات التسجيل نفس المعلومات والبيانات التي يعطيها المواطنون الفنلنديون إذا كانت مدة إقامتهم لا تقل عن سنة. ويتم التسجيل لدى مديرية الأحوال المدنية والسجل (maistraatti) في منطقة السكن. تـُسـتعمل هذه المعلومات والبيانات فيما تـُسـتعمل لغرض تنظيم بطاقات الإنتخاب والبيانات الضريبية ودفاتر الرعاية الصحية وللأغراض الإدارية الحكومية ولأغراض الإحصاء.
يجب على الشخص العازم على التسجيل الحضور وجاهياً لعمل التسجيل لدى مديرية الأحوال المدنية والسجل في منطقة سكنه، ويجب أن يأخذ معه جوازالسفر وتصريح الإقامة الساري المفعول. ومن المستحسن أن يحتاط الشخص إلى ضرورة إبراز وثائق أخرى كشهادة الزواج أو الطلاق وشهادات الوفاة وشهادات ميلاد الأطفال.
يجب على الشخص العازم على التسجيل تعبئة وتوقيع إستمارة تسجيل الأجانب (Ulkomaalaisen rekisteröinti-ilmoituslomake) لدى مديرية الأحوال المدنية والسجل بالإضافة إلى عمل إعلان إنتقال (muuttoilmoitus) لمنظومة سجل النفوس المدني.
وفي حال تسجيل المعلومات العائلية في منظومة سجل النفوس المدني الفنلندية، يجب أن تكون كافة المستندات الصادرة عن سلطات خارجية موثقة ومرفقة بشهادة حاشية التصديق الرسمية (Apostille) إذا كانت دولة الإصدار موقعة على معاهدة لاهاي الناظمة لتوثيق التصديق على المستندات.
ويمكن الحصول على معلومات عن محتوى معاهدة لاهاي العامة مع قائمة باللغة الإنجليزية للدول الأعضاء المشمولة بها من صفحة الإنترنت التالية: http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41
وإذا لم تكن دولة الشخص المعني بالتسجيل مشمولة في القائمة، فيجب عليه إحالة المستندات إلى وزارة الشؤون الخارجية لبلده من أجل التوثيق والمصادقة على صحة وصلاحية إصدارها.
وبعد المصادقة على المستندات من قبل وزارة الشؤون الخارجية في بلد الشخص المعني، تـُرسل هذه المستندات إلى سفارة فنلندا في ذلك البلد حيث يتم فيها المصادقة على خاتم وتوقيع وزارة الشؤون الخارجية.
التسميات
دليل هينولا