يتم الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بالجامعة لفترة معينة من الوقت وبطريقة تدعم الاحتياجات التشغيلية وتوجيهات الرقابة الداخلية وتتماشي أيضًا مع أية من المتطلبات القانونية والتنظيمية، ويتم التخلص من هذه السجلات وفقًا لجداول زمنية مُعدة.
ويلزم أن تضمن معايير وأنظمة الاحتفاظ بالسجلات تقديم الدعم الكامل للمعاملات والقرارات ذات الصلة في حالات التقاضي والتدقيق أو اتخاذ أية إجراءات خارجية أخرى.
يتم تطبيق الجداول الزمنية للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها على كافة السجلات بأنواعها؛ بما في ذلك السجلات الورقية وملفات الحاسب الآلي (رسائل البريد الإلكتروني ومُستندات مُعالجة الكلمات والجداول البيانية وقواعد البيانات ومكونات نظم الصور).
يقوم نائب الرئيس للشؤون الإدارية والمالية باقتراح إرشادات ومعايير تتعلق بطرق الاحتفاظ بالسجلات المالية للجامعة وإدارتها.
وتتولى وحدة الأرشيف والرسائل البريدية إدارة ملفات الأرشيف الخاصة بالجامعة والإبقاء على الجداول الزمنية للاحتفاظ الرسمي أو التخلص من السجلات ويلزم إطلاعهم على معايير الاحتفاظ الحكومي.
ليست هناك تعليقات