سوف تعمل الجامعة للإبقاء على صناديق المصروفات النثرية بالتعاون مع الإدارات والكليات، للسماح بتسديد النفقات المتعلقة بأعمال الجامعة بطريقة مُناسبة وأقل تكلفة.
سوف يتم تعيين أمين على كل صندوق من صناديق المصروفات النثرية التي يتم الموافقة عليها، والذي يُعد مسؤول عن تسوية حسابات الصندوق على أساس منتظم، والحفاظ على السجلات المطلوبة بشأن المدفوعات التي سُحبت من الصندوق، وكذلك استكمال الصندوق في حدود المستوى المعتمدة له.
سوف يعمل أمين صندوق المصروفات النثرية بنظام الدوام الكامل داخل الإدارة / الكلية.
يُعتبر نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية مسئولا عن تحديد المستوى المُناسب من المبالغ النقدية الصغيرة للكليات/ الإدارات ووضع مبادئ توجيهية بشأن استخدام صناديق المبالغ النقدية النثرية وتعويضها.
كما يتحمل هو/ هي أيضًا مسؤولية إجراء الرقابة وأية تعديلات فيما يتعلق بهذه الصناديق.
يعمل كل أمين من أمُناء صناديق المبالغ النقدية النثرية تأمين أن الصندوق:
1- معزول عن بقية الصناديق الأخرى.
2- الاحتفاظ بالمستندات والمُستندات الأصلية وكذلك حسابات النقدية، حيث أنه سوف تخضع لعمليات تدقيق زمنية مُجدولة وغير مُجدولة.
3- محفوظة بطريقة آمنة، وأنه عندما يتم استخدامه، سوف يُحفظ في حجرة مغلقة أو خزينة.
4- لابد أن يتم تقديم الإيصالات الأصلية لكافة نفقات الصندوق.
يَقوم المدقق الداخلي بعمل التدقيقات الدورية لصناديق المصروفات النثرية وإدارتها التي يتولها أمين الصندوق.
ليست هناك تعليقات