إجراءات عملية تسليم المهام في المؤسسة القديمة:
1- التحضير:
يعد المسؤول القديم الوثائق التالية:
- قوائم بالأطر التربوية والإدارية بالمؤسسة حسب تصنيفاتها وملفاتها.
- قوائم بالأطر التربوية والإدارية بالمؤسسة حسب تصنيفاتها وملفاتها.
- لوائح بممتلكات الخزانة.
- قوائم التلاميذ أو الطلبة حسب التصنيفات التي ينتمون إليها.
- سجلات الصادرات والواردات.
- جداول الحصص واستعمالات الزمان.
- دفاتر ومستندات وسجلات الاقتصاد، مثل مراجعة سجل الممتلكات والتجهيزات، وصولات الأداءات والحساب الجاري للمؤسسة، ديونها، ودائعها...
- ملفات الأنشطة الاجتماعية والأعمال الموازية...الخ.
2- التسليم:
- زيارة المؤسسة من لدن لجنة تتألف من المسؤول الحالي (القديم)، والمسؤول الجديد، وممثل الإدارة المشرفة بجميع مرافقها وتجهيزاتها والاطلاع على حالتها، لوصفها والتعليق عليها في المحضر.
- وضع خط فاصل بارز في السجلات والقوائم والجداول والملفات القابلة للإضافة، وتأريخها ، وتوقيعها من لدن جميع الأطراف والأشخاص الحاضرين.
- إعداد المحضر من لدن أحد المسؤولين أو تكليف شخص آخر بذلك، ثم توقيعه كذلك.
يمكن للمسؤول الجديد أن يسير في توقيعه إلى أنه يوقع مع التحفظات.
يعد المحضر في خمس نسخ على الأقل توزع على الجهات التالية: الوزارة، الأكاديمية، النيابة، المدير القديم، المدير الجديد.
3- المراجعة:
يعتبر محضر تسليم المهام مبدئيا بمثابة اعتراف وإشهاد بكل ما يتضمنه من إحصائيات وأرقام وملاحظات وإشارات.
رغم ذلك فإنه أمام المسؤول الجديد فرصة ثلاثة أشهر وقد تصل إلى ستة أشهر، عند الاقتضاء، للقيام بالإحصائيات اللازمة والتأكد من المعطيات والأرقام الواردة في المحضر، وبالتالي إعداد جداول ووثائق مقارنة، التي يمكن على إثرها القيام ببحث لجنة مختصة.
