ليس القصد من هذا الديوان الذي أسسه الخليفة معاوية هو وضع الختم في آخر الرسالة, وإنما طيّ الرسالة بالشمع أو الطين ألأحمر الذي يختم عليه خاتم الخليفة. فان فتحت الرسالة قبل أن تصل الى عنوانها تمّ الكشف عن ذلك بسرعة وسهولة. ولّى الخليفة معاوية عبيد الله بن أوس الغسانيّ, فصارت التواقيع تصدر منه مختومة لا يدري أحد ما فيها ولا يتمكن أحد من تغييرها أو تزويرها.