التخطيط:
تعتبر عملية معقدة، ولكنها الحل الأمثل لمشكلة قلة الوقت وازدحامه، وقليل من يدرك ذلك. يعطيك التخطيط فرصة لكي تعرف إلى أين تتجه، إضافة إلى أنه يحدد الموارد المطلوبة لتحقيق مخططاتك، وقد يكون التخطيط طويل الأجل ذات الجدول الزمني الطويل، والتخطيط قصير الأجل ذات ا لجدول الزمني القصير، وسوف نعنى بالتخطيط طويل الأجل في هذا الكتاب.
أدوات التخطيط طويل الأجل:
نتفق أن التخطيط هو من أجل توفير الوقت وليس لضياع الوقت. هناك العديد من أدوات التخطيط، وما عليك إلا أن تختار منها ما يناسب عملك الذي تنوي القيام به، وهذه الأدوات هي:
1- نموذج التخطيط التنفيذي:
أياً كان شكل هذا النموذج لا بد أن يوضح الخطوات اللازمة لإكمال مشروع ما في جدول، على أن توضح فيه تواريخ البداية والنهاية من كل بند، والتكلفة المقدرة، والشخص المسؤول عن تنفيذ كل بند من خطوات المشروع.
2- مخطط المعالم الرئيسية:
يوضح هذا المخطط العلاقة بين الوقت وخطوات المشروع، بحيث توضع الخطوات يقابلها بيان بتواريخ إنجازها، ومن فوائد هذا النموذج أنه يوضح التطور الفعلي لإنجاز العمل بوضع خط للبداية والنهاية الزمنية لكل خطوة.
3- مخطط برت:
يعد هذا المخطط درجة متقدمة من التخطيط، حيث يتم وضع الخطوات اللازمة لتنفيذ المشروع، والوقت المقدر لتنفيذ كل خطوة، وتوضيح الخطوات التي يتم إنجازها بالترتيب في خط واحد، والخطوات التي تنفذ في نفس الوقت في خطوط مختلفة، ثم رسم شبكة من العلاقات بين هذه الخطوات يضمن هذه المخطط إنهاء المشروع في الوقت المطلوب.
مساعدات التخطيط قصير الأجل:
هي الخطط التي تكون قصيرة الأجل على هيئة خطوات عمل يومية أو أسبوعية.