شكليات الوثيقة الإدارية.. العنوان، الرقم الترتيبي، التاريخ والمكان، الموضوع، المرجع، التوقيع

تشتمل الوثيقة الإدارية في الغالب، على العنوان والرقم الترتيبي والتاريخ والمكان والموضوع والمرجع والتوقيع.

العنوان:

ويوجد في أعلى الصفحة على اليمين، حيث يجب كتابة مصدر الرسالة ويشتمل عادة على السلطات المتدرجة من أعلى إلى آخر خلية حسب التسلسل الإداري.

حيث تتم الإشارة مثلا إلى:

- المملكة المغربية.

- وزارة التربية الوطنية.

- الكتابة العامة.

- مديرية الشؤون القانونية والمنازعات.

- قسم الشؤون القانونية.

- مصلحة النصوص التنظيمية الخاصة.

غير أن ما يكتب يختلف عادة حسب وضعية مصدر القرار ومستواه في التسلسل الإداري.

الرقم الترتيبي للرسالة:

ويأخذ بعين الاعتبار الأرقام التي سبقت تحرير الرسالة وفيما إذا كانت صادرة عن نفس الجهة، وعادة ما يتولى القيام بهذه المهمة مصلحة ضبط المراسلات التي تخصص رقما مميزا  لكل وحدة إدارية.

الـــتـــاريخ والمكان:

ويكتب في أعلى الرسالة حيث يشير إلى تاريخ ومكان تحرير الرسالة مــثلا: الرباط في 16 يوليو 2001، على أنه يمكن أحيانا كتابة التاريخ والمكان في آخر الرسالة.

موضوع الرسالة:

والهدف منه كما تمت الإشارة إلى ذلك أثناء استعراض تقنيات التحرير الإداري، هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة في تحضير الجواب.

مرجع الرسالة:

ويكتب مباشرة بعد الموضوع، ويمكن الإشارة إلى أية وثائق سابقة أو رسائل لها علاقة بالموضوع في حالة وجودها، لأن ذلك يسهل البحث عن الملف وتحضير الجواب أو اللقاء على ضوء ما تضمه من أسئلة أو تعليمات أو توجيهات أو معلومات لها صلة بالموضوع...

التوقيع:

وضـــروري أن يكون في يسار أسفل الصفحة أو آخـــر الوثيقة المتعددة الصفحات، ويدل عـــلى أن المـــوقع يتحمل كامل المسؤولية عن كل ما هو مكتوب في الوثيقـة.

وتكتب عادة بعد نهاية الرسالة صفة الموقع واسمه كاملا، وتضع بعض الإدارات خاتما به الاسم كاملا والصفة فيضاف فقط التوقيع.

والجدير بالإشارة، أن تفويض التوقيع يسهل سير العمل الإداري غير أنه لا ينقل المسؤولية التي تظل على كاهل الشخص الأصلي المفوض، لكن في حالة تفويض الاختصاص فإن المسؤولية تقع على عاتق المفوض.