غني عن البيان، أن صياغة نص خطاب إداري ما تتطلب بالضرورة الدقة والوضوح مع مراعاة الشروط التالية:
- تقسيم العبارة كلما أمكن ذلك إلى عدد من الجمل المستقلة إسهاما في عدم إجهاد القارئ في قراءته للفكرة ومتابعته لها.
- التدقيق في استخدام أدوات الربط والحذر في استعمالها بغية وضعها الوضع المناسب حتى لا تضطرب الفكرة.
- الاحتراس من الأخطاء في وضع علامات الترقيم، حتى لا يكون هناك غموض أو اضطراب في الفكرة عند القراءة.
الإيجاز:
انطلاقا من كون الرسالة الإدارية وسيلة للعمل فإنه ينبغي تحريرها بإيجاز وبدون تعقيد بحيث لا ينبغي ضياع الوقت في قراءة المكتوب، وذلك على عكس الاعتقاد الخاطئ السائد أنه كلما زاد عدد الكلمات في الجملة كانت الفكرة أوضح.
المسؤولية:
يتحمــل الرئيس المختص مسؤولية مضامين الوثائق الصادرة عن الإدارة، والتي تتجلى في:
- بيان السلطة الموقعة التي يجب ذكر اسمها ووضعيتها القانونية أسفل التوقيع سواء كانت سلطة عليا أو سلطة مفوض لها بالتوقيع مكان السلطة العليا؛
- التعبير بتحفظ عن الوقائع والتصريحات التي تمكن الموقع من التحقق منها.
- التأكد من أن الموظف المختص قد توصل إلى النتائج اللازمة وعرضها بدقة ووضوح.
استعمال المجاملة:
انطلاقا من كون الموظف يمثل الدولة، فإنه يجب أن يكون متصفا باللياقة والأدب في التعامل.
ومن تم فإن القرارات الإدارية يجب صياغتها بكامل اللياقة والاحترام، ويجب أن لا تشتمل على كلمات حادة أو غير لائقة.
التحلي بالحذر:
ذلك أن الموظف مدعو إلى التحلي بالحذر أثناء صياغة القرار حتى لا يرتكب خطأ ما.
ومثال ذلك، استعمال المحرر الإداري لعبارة "أوافق على انتقال المعني بالأمر شريطة التعويض" وتسمى هذه القرارات بالقرارات الشرطية أو الموقوفة التنفيذ.
الفعالية:
يجب مراعاة عنصر الفعالية أثناء إعداد الوثيقة الإدارية، إذ يتعين أن نسأل أنفسنا كل مرة نعد فيها وثيقة إدارية:
- هل هذه الوثيقة ضرورية؟
- هل هذه الوثيقة كافية؟
- هل هذه الوثيقة فعالة؟
- هل يوجد بديل آخر للاتصال دون استخدام هذه الوثيقة؟
ـ توخي الدقة:
وتعتبر ضرورية في كل ما هو محدد وواضح، مثل مرجع المراسلة، فنكتب مثلا: بناء على رسالتكم المؤرخة في 10 مارس 2000 تحت عدد 167، ولا نكتب مثلا: بناء على رسالتكم المؤرخة في 10 من الشهر الحالي أو رسالتكم التي توصلنا بها في الشهر الماضي.
هذا، مع الحرص قدر الإمكان على كتابة السنة كاملة وتجنب الكتابة المختصرة بالنسبة للجهة الموجهة إليها الرسالة.
التسميات
تحرير إداري