يتطلب التحرير الإداري بالإضافة إلى العناصر السالفة الذكر، من حيث الإنشاء والمعرفة الإدارية في جوانبها القانونية والفنية والإحاطة بقواعد وتقنيات الاتصال وخصائص الكتابة الإدارية وصيغ التحرير والمصطلحات الإدارية، معرفة تامة بموضوع الكتابة، ثم مجهودا في التفكير والتحضير وترتيب الأفكار ووضع الإطار أو الخطة للتحرير وأخيرا مراجعة المكتوب الإداري للتأكد من سلامته.
- معرفة الموضوع:
حيث ينبغي أن تكون لدى المحرر الإداري قبل الشروع في تحرير الوثيقة الإدارية، فكرة واضحة على ما يراد عرضه وأن يعمل على توفير القدر الكافي من المعلـــومات والحقائق، وأن يقوم بتحديد الجهة التي سيربط الاتصال بها، ثم يعمل على تحديد الهدف من الوثيقة الإدارية الذي يمهد الطريق نحو الكتابة ويقود تلقائيا إلى تحديد الموضوع أو عنوان الوثيقة.
حيث ينبغي أن تكون لدى المحرر الإداري قبل الشروع في تحرير الوثيقة الإدارية، فكرة واضحة على ما يراد عرضه وأن يعمل على توفير القدر الكافي من المعلـــومات والحقائق، وأن يقوم بتحديد الجهة التي سيربط الاتصال بها، ثم يعمل على تحديد الهدف من الوثيقة الإدارية الذي يمهد الطريق نحو الكتابة ويقود تلقائيا إلى تحديد الموضوع أو عنوان الوثيقة.
- موضوع أو عنوان الوثيقة:
يجب أن يكون عنوان الوثيقة واضحا ومباشرا وبعيدا عن الغــموض، وأن يكون دالا على أنه يعالج قضية واحدة في الوثيقة الإدارية.
يجب أن يكون عنوان الوثيقة واضحا ومباشرا وبعيدا عن الغــموض، وأن يكون دالا على أنه يعالج قضية واحدة في الوثيقة الإدارية.
والهدف منه، هو تسهيل العمل الإداري قصد الدقة والسرعة، ويعنى عموما بذلك تحديد موضوع المراسلة بشكل مختصر، ويكتب عادة في اليمين تحت صفة عنوان المرسل.
- التفكير والتحضير وترتيب الأفكار:
يعد التفكير والتحضير من المراحل الهامة في عملية الكتابة.
يعد التفكير والتحضير من المراحل الهامة في عملية الكتابة.
ففي هذه المرحلة، يتم تجنيد الجانب الخلاق والمبدع لدى المحرر بالإستعانة بتقنيات تجميع وفرز وتوليد الأفكار بعد طرح الأسئلة التالية: من، ماذا,لماذا، أين، متى وكيف؟
ثم يأتي دور التخطيط الذهني للأفكارالذي يبدأ بتسجيل الفكرة المحورية وتدوين جميع الأفكار المتفرعة عنها.
وبعد جرد جميع الأفكارالمرتبطة بالموضوع، تأتي عملية الترتيب التي ينبغي أن تعطى فيها الأولوية للأفكار التي تبدو أكثر أهمية بالنسبة للقارىء، ويعلن فيها منذ البداية عن الفكرة الأساسية.
- الإطار أو الخطة:
قبل الشروع في الكتابة المنظمة، يتعين البدء برسم الخطة التي تهدف إلى عرض ماتم التوصل إليه من أفكار رئيسية والوصول إلى تحديد الزاوية التي سنتناول منها الموضوع قبل البدء في الكتابة.
قبل الشروع في الكتابة المنظمة، يتعين البدء برسم الخطة التي تهدف إلى عرض ماتم التوصل إليه من أفكار رئيسية والوصول إلى تحديد الزاوية التي سنتناول منها الموضوع قبل البدء في الكتابة.
والجدير بالإشارة، أن الوثائق الإدارية تتكون عادة، سواء كانت رسائل أومذكرات أوتقاريرأ وبيانات أوأبحاثا..، من ثلاثة أقسام رئيسية هي: المقدمة والعرض أو المناقشة ثم الخاتمة.
- المقدمة:
و تتضمن جملة أو جملتين افتتاحيتين يتم التركيز فيها على الهدف من الوثيقة الإدارية، ثم تنتهي بتحديد مجال موضوع الوثيقة الإدارية ويكون ذلك تمهيدا للعرض.
و تتضمن جملة أو جملتين افتتاحيتين يتم التركيز فيها على الهدف من الوثيقة الإدارية، ثم تنتهي بتحديد مجال موضوع الوثيقة الإدارية ويكون ذلك تمهيدا للعرض.
- العرض:
ويتناول الكاتب فيه القضية بالشرح وإعطاء الأمثلة حتى يصل بهدفه إلى ذهن القارئ.
ويتناول الكاتب فيه القضية بالشرح وإعطاء الأمثلة حتى يصل بهدفه إلى ذهن القارئ.
وهذا القسم يحتل ثلثي حجم موضوع الوثيقة الإدارية تقريبا، ويجب أن نتذكر أنه لامجال للتعميم في هذا القسم، بل لا بد من التوضيح والتمثيل لكل عنصر من العناصر التي تضمنتها المقدمة، مع العمل على تخصيص فقرة لكل عنصر من عناصر الموضوع.
- الخاتمة:
وتأتي في نهاية الموضوع، وهي تميل مثل المقدمة إلى الإيجاز وقد يكتفي المحرر فيها بفقرة واحدة، يلخص فيها هدف الوثيقة الإدارية.
وتأتي في نهاية الموضوع، وهي تميل مثل المقدمة إلى الإيجاز وقد يكتفي المحرر فيها بفقرة واحدة، يلخص فيها هدف الوثيقة الإدارية.
وأخيرا, يجب الحرص على المحافظة على التناسب بين الأجزاء الثلاثة المكونة للوثيقة الإدارية.
التسميات
تحرير إداري