تعريف المحضر.. شروط كتابة المحضر وكيفية تدوين الملاحظات. السجل الرسمي للاجتماع



- تعريف المحضر:

هو السجل الرسمي للاجتماع، والغرض منه الاحتفاظ للمستقبل وبشكل مختصر بالمعلومات التالية:
- أن الاجتماع قد عقد.
إذ يجب أن ينص المحضر على أن الاجتماع تمّ.
- بيان زمان عقد الاجتماع ومكانه.
- مَنْ حضر الاجتماع ومَنْ تغيّب.
- ماذا تمّ في الاجتماع.
- فقرة أخيرة تعلن وقت انتهاء الاجتماع.

شروط كتابة المحضر:

الاختصار، والاستيعاب، والدقة، والموضوع، والتوقيع.

كيفية تدوين الملاحظات:

يلخص أمين السر القضايا الأساسية التي نوقشت، والحلول الموصى بها، واللجان الفرعية التي شكّلت، ويقوم بطباعته وتدقيقه، ويوقّع عليه هو ورئيس اللجنة قبل توزيعه على الأعضاء.