المعايير الرقابية: خارطة طريق لتحقيق الكفاءة والفعالية في المنشآت
المعايير الرقابية: شرح مفصل
تعريف المعايير الرقابية:
المعايير الرقابية هي عبارة عن مجموعة من المبادئ والضوابط التي يتم استخدامها لتقييم أداء المنشآت المختلفة. تُشتق هذه المعايير من الخطط والأهداف والسياسات والإجراءات والبرامج الخاصة بكل منشأة، بهدف التأكد من أن جميع العمليات تسير وفقًا للمسار المخطط له وتحقيق الأهداف المرجوة.
أنواع المعايير الرقابية:
يمكن تصنيف المعايير الرقابية إلى نوعين رئيسيين:
1. معايير مادية (ملموسة):
- معايير التكلفة: تتعامل مع المقاييس النقدية لتكاليف العمليات المختلفة، مثل تكلفة العامل في الساعة، وتكلفة تشغيل الماكينة، وتكلفة المبيعات لكل دولار.
- معايير رأس المال: ترتبط براس المال وليس بتكلفة العمليات، وتظهر نتيجة لتطبيق المقاييس النقدية على البنود المادية، مثل معدل العائد على الاستثمار، ومعدل دوران رأس المال، ونسبة الإقراض إلى حقوق الملكية.
- معايير الإيرادات: ترتبط بالقيم النقدية للأرباح، مثل الإيراد عن كل راكب، أو القيمة بالدولار لكل طن حديد مباع، أو متوسط المبيعات لكل عميل.
2. معايير غير مادية (غير ملموسة):
- يصعب التعبير عنها بمقاييس عددية أو كمية، سواء كانت مادية أو نقدية.
- تركز على تقييم جوانب نوعية مثل كفاءة المدير، ونجاح برنامج العلاقات العامة، والأمانة التي يتمتع بها رؤساء الأقسام.
- على الرغم من صعوبة قياسها، إلا أنها تلعب دورًا هامًا في تقييم الأداء العام للمنشأة.
أهمية المعايير الرقابية:
تلعب المعايير الرقابية دورًا هامًا في تحقيق كفاءة وفعالية المنشآت، وذلك من خلال:
- ضمان تحقيق الأهداف: تُساعد المعايير على ضمان تحقيق الأهداف المرجوة من خلال توفير خطة عمل واضحة ومتابعة سير العمل.
- تحسين الأداء: تُحفز المعايير على تحسين الأداء من خلال تحديد نقاط القوة والضعف وتقديم فرص للتحسين.
- الحد من المخاطر: تُساعد المعايير على تحديد المخاطر والتعامل معها بشكل فعال.
- تعزيز اتخاذ القرارات: تُقدم المعايير معلومات قيّمة تُساعد على اتخاذ قرارات إدارية سليمة.
- تحسين الإنتاجية: تُساعد المعايير على تحسين الإنتاجية من خلال تقليل الهدر وضمان استخدام الموارد بشكل أفضل.
خصائص المعايير الرقابية الفعالة:
- الوضوح: يجب أن تكون المعايير واضحة ومفهومة من قبل جميع من هم معنيون بتطبيقها.
- القابلية للقياس: يجب أن تكون المعايير قابلة للقياس بشكل دقيق وموضوعي.
- الواقعية: يجب أن تكون المعايير قابلة للتحقيق في ظل الظروف والإمكانيات المتاحة.
- المرونة: يجب أن تكون المعايير قابلة للتعديل والتغيير حسب الحاجة وظروف العمل المتغيرة.
- الملاءمة: يجب أن تكون المعايير مناسبة لأهداف وخطط المؤسسة.
- التحفيز: يجب أن تكون المعايير محفزة للموظفين على بذل قصارى جهدهم لتحقيقها.
مراحل وضع المعايير الرقابية:
- تحديد الأهداف: تحديد الأهداف التي تسعى المنشأة إلى تحقيقها.
- تحليل العمليات: تحليل العمليات المختلفة لتحديد نقاط القوة والضعف.
- تحديد المعايير: تحديد المعايير التي ستقيس مدى تحقيق الأهداف.
- وضع خطة التنفيذ: وضع خطة لتنفيذ المعايير.
- المتابعة والتقييم: متابعة تطبيق المعايير وتقييم مدى فعاليتها بشكل دوري.
مميزات المعايير الرقابية:
- تُساعد على تحسين التخطيط: توفر المعايير إطارًا واضحًا لوضع الخطط وتحديد الأهداف.
- تُسهّل عملية المتابعة والتقييم: تمكن المعايير من متابعة سير العمل وتقييم مدى تحقيقه للأهداف المرجوة.
- تُساعد على تحديد نقاط القوة والضعف: تُظهر المعايير الفجوة بين الأداء الفعلي والأداء المتوقع، مما يُساعد على تحديد نقاط القوة والضعف في العمليات.
- تُعزز اتخاذ القرارات: تُقدم المعايير معلومات قيّمة تُساعد على اتخاذ قرارات إدارية سليمة.
- تُحفز على تحسين الأداء: تُشجع المعايير على تحسين الأداء من خلال تحديد الأهداف وتحفيز الموظفين على تحقيقها.
كيفية وضع المعايير الرقابية:
- تحديد الأهداف: يجب تحديد الأهداف التي تسعى المنشأة إلى تحقيقها بشكل واضح ومحدد.
- تحليل المهام: يجب تحليل المهام والعمليات المختلفة لفهم كيفية تحقيق الأهداف.
- اختيار المعايير: يجب اختيار معايير مناسبة لقياس الأداء لكل مهمة أو عملية.
- تحديد القيم المعيارية: يجب تحديد القيم المعيارية لكل معيار، والتي تمثل الأداء المتوقع.
- مراجعة المعايير: يجب مراجعة المعايير بشكل دوري للتأكد من ملاءمتها للأهداف والتغييرات في بيئة العمل.
خاتمة:
تُعد المعايير الرقابية أداة أساسية لتحسين أداء المنشآت المختلفة. من خلال وضع معايير فعالة ومتابعة تطبيقها بشكل دوري، يمكن للمنشآت ضمان تحقيق أهدافها وتحسين كفاءتها وفعاليتها.
