إجراءات الترشيح لحضور الندوات الخارجية.. ملتقيات يتم فيها مناقشة قضايا أومواضيع علمية أو إدارية ويقدم فيها بحوث أو أوراق عمل



إجراءات الترشيح لحضور الندوات الخارجية:


تعريـف:

ملتقيات يتم فيها مناقشة قضايا أومواضيع علمية مثل (سوسة النخيل الحمراء، حمى الوادي المتصدع) أو إدارية مثل (التقاعد وغيرها) ويقدم فيها بحوث أو أوراق عمل ويمكن أن يفتتحها أصحاب سمو أو وزراء.

الجهة المختصة:

إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي التابعة لإدارة مكتب الوزير هي الجهة المخولة بهذا الأمر نظراً لأنها الجهة المختصة فيما يتعلق بهذا الموضوع وذلك بناءاً على تعميم معالي الوزير رقم 54552 وتاريخ 4/7/1424هـ.

النمـاذج:

إستمارة الجهة المنفذة إن وجدت.

الخطوات:

  • إحالة جميع الدعوات التي تصل للوزارة إلى إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي قبل إتخاذ أي إجراء عليها ليتم دراستها ومعرفة مدى أمكانية وأهمية المشاركة فيها وارتباطها بأنشطة الوزارة وتسمية الجهات المؤهلة للمشاركة وتحديد موعد نهائي لوصول الترشيحات.
  • إحالة الدعوة لرئيس القطاع المختص لترشيح من يراه ممن تنطبق عليهم الشروط .
  • إحالة الترشيح إلى إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي والعرض النهائي لمعالي الوزير على حضورالمرشح وما تتحمله الوزارة من تكاليف.
  • الكتابة لوزارة الخارجية لمخاطبة الجهة المنفذة والجهات ذات العلاقة من قبل إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
  • الرفع للمقام السامي بطلب الموافقة إذا استدعى الأمر ذلك من قبل إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي0  
  • تقديم تقرير من الموظف عن مشاركته لرئيس القطاع متضمناً توصياته ومقترحاته وتوجيه رئيس القطاع عليه وبالتالي إحالته للعلاقات الخارجية للعرض على معالي الوزير لمعرفة مدى استفادة الوزارة من هذه المشاركة أو مايترتب عليها من التزامات أو إجراءات.

الضوابط:

  • ألا تزيد المدة عن أسبوعين.
  • أن يكون التنفيذ من قبل جهة متخصصة في هذه المواضيع.
  • أن يكون المرشح قد أمضى سنة في الخدمة على الأقل.
  • ألا يزيد إشتراك الموظف في أكثر من مرتين في العام الواحد (حسب تعميم لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية رقم 17/41 في 2/4/1406هـ
  • أن يلم المرشح باللغة التي تدار بها الندوة.
  • مراعاة ألا تكون التكلفة مبالغاً فيها .
  • لا تطبق على المشاركين فيها أحكام لائحة التدريب إلابعد موافقة رئيس لجنة التدريب والإبتعاث بوزارة الخدمة المدنية.
  • تزويد لجنة التدريب قبل شهرين من بدء السنة المالية من كل عام بمعلومات تفصيلية عن جميع المشاركين من منسوبي الجهة.
  • أن يتم الإتصال مع البعثات الأجنبية والمنظمات الدولية في الداخل والخارج عن طريق وزارة الخارجية وأن يتم ذلك بالتنسيق مع إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
  • الرفع للمقام السامي بأسماء المرشحين قبل الإنعقاد بوقت كاف ( ثلاثة أسابيع على الاقل).
  • في حالة تقديم ورقة عمل يجب إحالتها وإعتمادها من الحهة المختصة بالوزارة قبل إرسالها للحهة المنظمة.