إجراءات الترشيح للمشاركة في اللقاءات الخارجية.. تنظيم أو ملتقى مصغر لمناقشة موضوع محدد مثل (لقاء الجودة) تقدم فيه أوراق عمل أو محاضر



إجراءات الترشيح للمشاركة في اللقاءات الخارجية:


تعريف:

تنظيم أو ملتقى مصغر لمناقشة موضوع محدد مثل (لقاء الجودة) تقدم فيه أوراق عمل أو محاضر واحد يلقي محاضرة ويفتتح من قبل وكيل وزارة أو أقل.

الجهة المختصة:

إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي التابعة لإدارة مكتب الوزير هي الجهة المخولة بهذا الأمر نظراً لأنها الجهة المختصة فيما يتعلق بهذا الموضوع وذلك بناءاً على تعميم معالي الوزير رقم 54552 وتاريخ 4/7/1424هـ.

النماذج:

إستمارة الجهة المنفذة إن وجدت.

الخطوات:
  • إحالة جميع الدعوات التي تصل للوزارة إلى إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي قبل إتخاذ أي  إجراء عليها ليتم دراستها ومعرفة مدى أمكانية وأهمية المشاركة فيها وارتباطها بأنشطة الوزارة وتسمية الجهات المؤهلة للمشاركة وتحديد موعد نهائي لوصول الترشيحات.
  • إحالة الدعوة لرئيس القطاع المختص لترشيح من يراه ممن تنطبق عليهم الشروط.
  • إحالة الترشيح إلى إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي والعرض النهائي لمعالي الوزير على حضورالمرشح وما تتحمله الوزارة من تكاليف.
  • الكتابة لوزارة الخارجية لمخاطبة الجهة المنفذة والجهات ذات العلاقة من قبل إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
  • الرفع للمقام السامي بطلب الموافقة إذا استدعى الأمر ذلك من قبل إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي.
  • تقديم تقرير من الموظف عن مشاركته لرئيس القطاع متضمناً توصياته ومقترحاته وتوجيه رئيس القطاع عليه وبالتالي إحالته لإدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي للعرض على معالي الوزير لمعرفة مدى استفادة الوزارة من هذه المشاركة وما يترتب عليها من إلتزامات أو إجراءات.

الضوابط:
  • ألا تزيد المدة عن أسبوعين.
  • أن يكون التنفيذ من قبل جهة متخصصة في هذه المواضيع.
  • أن يكون المرشح قد أمضى سنة في الخدمة على الأقل.
  • ألا يزيد إشتراك الموظف في أكثر من مرتين في العام الواحد (حسب تعميم لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية رقم 17/41 في 2/4/1406هـ .
  • أن يلم المرشح باللغة التي يدار بها اللقاء.
  • مراعاة ألا تكون التكلفة مبالغاً فيها.
  • لا تطبق على المشاركين فيها أحكام لائحة التدريب إلابعد موافقة رئيس لجنة التدريب والإبتعاث بوزارة الخدمة المدنية .
  • تزويد لجنة التدريب قبل شهرين من بدء السنة المالية من كل عام بمعلومات تفصيلية عن جميع المشاركين من منسوبي الجهة.
  • أن يتم الإتصال مع البعثات الأجنبية والمنظمات الدولية في الداخل والخارج عن    طريق وزارة الخارجية وأن يتم ذلك بالتنسيق مع إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي .
  • الرفع للمقام السامي بأسماء المرشحين قبل الإنعقاد بوقت كافي ( ثلاثة أسابيع على الأقل).