تتلخص الخطوات المتبعة في عملية الاكتتاب في الآتي:
1- إصدار بيان عن سياسة الاكتتاب من قبل هيئة التأمين:
يصدر المؤمن بيان واضح عن سياسة الاكتتاب (والتي يجب أن تكون متسقة مع أهداف الهيئة، فقد يكون الهدف هو الحصول علي حجم أعمال كبير بأرباح منخفضة، أو الحصول علي حجم أعمال صغير بأرباح مرتفعة).
1- إصدار بيان عن سياسة الاكتتاب من قبل هيئة التأمين:
يصدر المؤمن بيان واضح عن سياسة الاكتتاب (والتي يجب أن تكون متسقة مع أهداف الهيئة، فقد يكون الهدف هو الحصول علي حجم أعمال كبير بأرباح منخفضة، أو الحصول علي حجم أعمال صغير بأرباح مرتفعة).
ويتم تحديد سياسة الاكتتاب بتفاصيلها في دليل الاكتتاب الذي يحدد نوع التأمين المكتتب فيه، المناطق التي تشملها التغطية، أشكال وأساليب التسعير التي سوف تستخدم، الأعمال المقبولة أو المختلف فيها أو الممنوعة، مبالغ التأمين المكتتب فيه، وتفاصيل الاكتتاب الأخرى.
2- الاتصال بفريق البيع:
عند الرغبة في الاكتتاب في وثيقة، تقوم هيئة التأمين بالاتصال بفريق البيع وهم الوكلاء (ويطلق عليهم المنتجون أو السماسرة) حيث يتم أبلاغ الوكلاء بسياسة الاكتتاب بالتفصيل وبأنواع طالبي التأمين المقبولين والمختلف عليهم والمرفوضين.
وعلي الوكيل أن يتبع سياسة هيئة التأمين.
وأحيانا يكون للوكيل السلطة في أبرام العقد في الحال (كما في تأمينات الممتلكات والمسؤولية)، بشرط ألا يكون قد سبق رفض الطلب أو تم إلغاءه من قبل مكتب الشركة.
وفي أحيان أخري يكون الاكتتاب مع الوكيل مبدئيا حيث يتم تحرير طلب الاكتتاب من قبل طالب التأمين ليتم عرضة علي مكتب الشركة لدراسته.
3- تجميع كافة البيانات والمعلومات اللازمة عن طالبي التأمين:
عادة ما يطلب المكتتب أنواعاً معينة من المعلومات لمساعدته علي اتخاذ القرار المناسب أما بقبول طلب التأمين أو رفضه.
وتختلف أنواع المعلومات المطلوبة باختلاف نوع التأمين. ومن مصادر البيانات والمعلومات الآتي:
- طلب التأمين:
وهو المصدر الأساسي للمعلومات. وعادة يضم طلب التأمين علي قسمين، قسم الأسئلة، وقسم الإقرار.
الهدف من الأسئلة الحصول علي معلومات متعلقة بتعريف شخص طالب التأمين، معلومات عن موضوع التأمين (الصفات وما يميزه عن غيره، علاقة طالب التأمين به، مبلغ التأمين الذي ينوي طالب التأمين تغطيته)، معلومات متعلقة بالخطر (نوعه، وشدته وما إذا سبق التأمين عليه من قبل أو رفض التأمين عليه أو قبل بشروط معينة) ومعلومات عن مدة التأمين المطلوبة.
وقسم الإقرار يضم أقرار من طالب التأمين بصحة الملومات التي أجاب عنها في قسم الأسئلة وإقرار بأنه لم يخفي معلومات قد تؤثر في قرار المؤمن، وهذا التزام تعاقدي صريح، إقرار بموافقته علي اعتبار طلب التأمين أساسا لعقد التأمين وجزء منه، وأخيرا يضم قسم الإقرار التزام طالب التأمين بسداد الأقساط المحسوبة وأي أقساط أضافية إذا كان هناك تسوية نهائية.
- تقرير الوكيل:
وهو مصدر آخر للمعلومات، وتطلب معظم هيئات التأمين من وكلاءها تقديم تقييماً لطالب التأمين.
- تقارير المعاينة:
أحيانا تطلب هيئة التأمين من جهات أخري استقصاء المعلومات عن طالب التأمين وتقديم تقرير مفصل عنه.
على سبيل المثال، قد تطلب هيئة التأمين من مكتب هندسي فحص مباني مصنع ما، تقدم صاحبة بطلب تأمين حريق له.
- تقارير الفحص الطبي:
هذه التقارير هامة في مجال التأمين علي الحياة، والتأمين الصحي. ويتم أعداده من قبل الأطباء بناء علي طلب هيئة التأمين.
وتبحث هيئات التأمين باستمرار عن مصادر جديدة للمعلومات لتتمكن من فحص طلبات التأمين بعناية.
وقد أثير حديثا التساؤل عن إمكانية استخدام الاختبارات الجينية كمصدر للمعلومات.
4- تحليل المعلومات بهدف تقييم الخطر:
يلي الحصول علي المعلومات، فحصها للتأكد من صحتها وتحليلها والربط بينها بهدف تقييم الخطر المعروض للاكتتاب فيه.
5- اتخاذ قرار الاكتتاب:
بعد أن يقيم المكتتب المعلومات، يلزم اتخاذ قرار الاكتتاب.
وتوجد ثلاثة قرارات أساسية للاكتتاب بالنسبة للطلب المبدئي للتأمين: قبول طلب التأمين والتوصية بإصدار وثيقة التأمين، قبول طلب التأمين بعد أجراء تعديلات أو بشروط معينة، رفض طلب التأمين.
6- تحديد القسط المطلوب:
يتحدد القسط بعد وضع الخطر في الفئة التي تتناسب مع درجة الخطورة.
7- إصدار المذكرة المؤقتة:
عند التقدم بطلب التأمين، يقوم المؤمن بدراسته قبل أن يعلن رأيه النهائي (القبول العادي أو المشروط أو الرفض). في هذا الوقت يكون طالب التأمين عرضة للقلق خشية تحقق الخطر خلال فترة الدراسة.
تلافيا لذلك، فإن المؤمن يقوم في بعض الأحوال بإصدار مذكرة مؤقتة يتعهد بموجبها بتحمل الآثار الناتجة من تحقق الخطر المؤمن منه بصفة مؤقتة حتى يتبين رأيه النهائي.
بذلك يعتبر إصدار المذكرة المؤقتة مرحلة وسيطة بين تقدم المؤمن له المحتمل بطلب التأمين وبين صدور الوثيقة النهائية.
وقد تكون المذكرة المؤقتة لتغطية مؤقتة لتاريخ محدد (لحين دراسة الطلب) أو كدليل مؤقت لعقد نهائي في حالة قبول المؤمن تغطية الخطر من البداية لحين إصدار الوثيقة الأصلية.
8- إصدار وثيقة التأمين:
وثيقة التأمين عبارة عن مستند مطبوع يحمل توقيع المؤمن فقط، وتضم الأقسام التالية:
- قسم المقدمة:
وتشمل تعريف بأطراف العقد والإشارة إلي أن طلب التأمين أساس العقد وجزء منه كذلك الإشارة إلي القسط واعتباره سببا لالتزام المؤمن بتحمل أثار الخطر المؤمن منه.
- قسم الضمان:
وينص علي مسئولية المؤمن بالتعويض ويعين حدود هذه المسئولية وكيفية التعويض (دفع مبلغ الضرر نقداً أو تصليح الضرر أو الاستبدال).
- قسم الشروط:
وتضم النص علي التزامات المؤمن له التي يجب مراعاتها والتقيد بها.
وتشتمل علي شروط سابقة لعقد التأمين وأخري لاحقة له، وشروط سابقة لمسئولية المؤمن.
- قسم التوقيع:
التوقيع من قبل المؤمن ومعناه الالتزام بالتعويض.
- قسم الجدول:
وهو يضم تلخيص مركز لكل معلومات الوثيقة.
التسميات
تأمين